Organizacja

Schemat organizacyjny Archiwum Państwowego w Olsztynie

Dyrektor
prof. dr hab. Norbert Kasparek
dyrektor@olsztyn.ap.gov.pl

Z-ca Dyrektora
Beata Wacławik
z-ca_dyrektora@olsztyn.ap.gov.pl

Oddział I - Nadzoru Archiwalnego
Oddział II - Opracowania Zasobu
Oddział III - Ewidencji, Informacji i Udostępniania
Oddział IV - Przechowywania i Zabezpieczania Zasobu
Oddział V - Konserwacji Archiwaliów
Oddział VI - Informatyzacji i Digitalizacji
Dział Księgowości
Dział Administracyjno-Gospodarczy

Do podstawowych zadań Archiwum należy:

kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym,
przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych,
ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych,
udostępnianie materiałów archiwalnych,
prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,
prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzacyjnej o materiałach archiwalnych i archiwach,
prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego,
wydawanie uwierzytelnionych wypisów, odpisów, wyciągów, kopii oraz zaświadczeń z przechowywanych materiałów archiwalnych.
przechowalnictwo z obsługą niearchiwalnej dokumentacji osobowo-płacowej.

Archiwum Państwowe w Olsztynie działa na podstawie Statutu wprowadzonego Zarządzeniem Nr 6 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 11 maja 1996 r. (z późn. zm.). Jego terenem działania jest obszar województwa olsztyńskiego w granicach administracyjnych z lat 1975 - 1998.

Oddział I - Nadzoru Archiwalnego
Kierownik: Mariusz T. Korejwo
tel. (89) 527-60-96 (oddział - wew. 305 | kierownik - wew. 327)
nadzor@olsztyn.ap.gov.pl

Do zadań Oddziału należą: przygotowywanie decyzji o powoływaniu archiwów zakładowych, ewidencji jednostek nadzorowanych, prowadzenie teczek zakładów nadzorowanych, opiniowanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych, kontrolowanie archiwów zakładowych, wykonywanie ekspertyz archiwalnych, opiniowanie wniosków na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, nadzór nad przygotowaniem materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum, szkolenie personelu archiwów zakładowych, organizacja i koordynacja praktyk studenckich.

Oddział II - Opracowania Zasobu
Kierownik: Romualda Piotrkiewicz
tel. (89) 527-60-96 wew. 324

Zakres działania Oddziału: opracowywanie i inwentaryzacja materiałów archiwalnych, opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz pomocy wyższego rzędu, opracowywanie ekspertyz i opinii dotyczących metodyki naukowego opracowania zasobu archiwalnego, a także inicjowanie badań naukowych w tym zakresie.

Oddział III - Ewidencji, Informacji i Udostępniania
Kierownik: Beata Wacławik
tel. (89) 527-60-96 wew. 310
ewidencja@olsztyn.ap.gov.pl

W skład Oddziału wchodzą: pracownia naukowa z biblioteką i filmoteką oraz sekcja kwerend.

Do zadań Oddziału należą: prowadzenie zbiorczej ewidencji zasobu Archiwum, gromadzenie pomocy ewidencyjno - informacyjnych zasobu, czuwanie nad ich właściwym przechowywaniem, udzielanie informacji o zasobie, udostępnianie pomocy ewidencyjno - informacyjnych, udostępnianie materiałów archiwalnych, czuwanie nad właściwym wykorzystaniem archiwaliów, prowadzenie rejestru udostępnianych jednostek archiwalnych, prowadzenie kartoteki i rejestru użytkowników pracowni, wykonywanie kwerend, wydawanie odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji z akt, prowadzenie ewidencji mikrofilmów, nadzór nad biblioteką, przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych, przygotowywanie wystaw i pokazów, organizowanie odczytów i pogadanek.

Oddział IV - Przechowywania i Zabezpieczania Zasobu
Kierownik: Katarzyna Włodarczyk
tel. (89) 527-60-96 wew. 323
oddzial4@olsztyn.ap.gov.pl

Zakres działania: przejmowanie materiałów archiwalnych, opracowywanie tektoniki zasobów magazynowych, oznaczanie i rozmieszczanie zasobu, prowadzenie ewidencji zasobu przechowywanego w magazynach, wydawanie z magazynów jednostek archiwalnych, prowadzenie ewidencji akt udostępnianych, stałe prowadzenie skontrum zasobu, przygotowywanie akt do mikrofilmowania, konserwacji oraz wystaw i pokazów, zabezpieczanie zasobu przed kradzieżą lub włamaniem oraz zapewnienie im optymalnych warunków przechowywania.

Od dnia 1 marca 2004 r. w skład Oddziału wchodzi Sekcja przechowalnictwa dokumentaci niearchiwalnej.

Oddział V - Konserwacji Archiwaliów
Kierownik: Monika Bogacz -Walska
tel. (89) 527-60-96 wew. 309
konserwacja@olsztyn.ap.gov.pl

Do zadań Oddziału należą: działania profilaktyczne dotyczące warunków przechowywania i ekspozycji akt, dobór akt do konserwacji; dezynfekcja i dezynsekcja zbiorów, konserwacja archiwaliów, szycie, oprawa i wykonywanie innych prac introligatorskich, mikrofilmowanie użytkowe akt, wykonywanie reprografii dla potrzeb użytkowników, prowadzenie dokumentacji konserwatorskiej.

Oddział VI - Informatyzacji i Digitalizacji
Kierownik: Marek Kuczyński
tel. (89) 527-60-96 wew. 311
informatyk@olsztyn.ap.gov.pl

Do zadań Oddziału należą: zarządzanie wewnętrzną siecią komputerową LAN (w tym: system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją), zarządzanie bazami danych, obsługa techniczna w zakresie: sprzętu komputerowego, serwisu WWW oraz poczty elektronicznej.
Pracownia digitalizacji: digitalizacja zbiorów archiwalnych i publikacja w ramach strony www, wykonywanie zleceń reprograficznych: kserokopie, skany.

Dział Księgowości
Główny Księgowy: Iwona Klonowska
tel. (89) 527-60-96 wew. 304
ksiegowosc@olsztyn.ap.gov.pl

Dział Administracyjno-Gospodarczy oraz Stanowisko ds. ppoż. i bhp.
Kierownik: Józef Tadajewski
tel. (89) 527-60-96 wew. 315
administracja@olsztyn.ap.gov.pl